Ik las eerder Spark Joy van Marie Kondo, en werd daar best blij van. En dus pakte ik de opvolger: Opgeruimd op het werk uit 2020, wat Marie samen schreef met Scott Sonenshein, organisatie-psycholoog en hoogleraar aan Rice University. De kern van het boek is weer: word je er blij van, nu, of in de toekomst? En ik moet zeggen, het leverde niet heel veel eye-openers op, en toch keek ik met andere ogen naar werk in het algemeen, en mijn kantoorruimte in het bijzonder. En ja, ik focuste wéér op de boeken!

Marie ruimt de tastbare spullen op, en de aanpak daarvan is vergelijkbaar met haar 2 eerdere boeken, hoewel ik de spirituele dimensie miste. Het Japanse kantoorleven is erg vergelijkbaar met die van het Westen, zo lijkt het. Scott helpt ons met het organiseren van de niet-tastbare component: time-management, bestanden organiseren, beslissingen nemen. Ik las niets nieuws. Dus op de ‘klassiekers’-vraag: pareltje of papierbak, gaat dit boek de papierbak in. Of eigenlijk: weer een minibieb in. Misschien dat een ander er blij van wordt?

Het zelfhulpboek Opgeruimd op het werk …

…. is dan wel samen geschreven, maar niet echt gezamenlijk. Ieder schreef de helft van de hoofdstukken, waarbij dan in een kader de input van de ándere helft van het schrijversduo werd verwerkt. Ik was nogal sceptisch toen ik die opzet zag, maar op een of andere manier werkt het toch.

Je werkplek opruimen

Marie focust zich op de tastbare dingen, zoals we van haar gewend zijn: het opruimen van je werkplek. Het probleem met een rommelige werkplek is natuurlijk dat je veel tijd kwijt bent aan het zoeken naar spullen: je bril, dat ene document. Onderzoek geeft aan dat dat al snel een hele week (!) per jaar is. Daarnaast heeft rommel allerlei lichamelijke en psychische effecten: minder motivatie en een verhoging van je cortisolniveau, het stresshormoon, wat weer kan leiden tot hartproblemen en diabetes. Alle reden dus om er wat aan te doen.

Maar er speelt meer. Een net bureau wekt volgens onderzoek de indruk dat de persoon ambitieus is, intelligent, hartelijk, rustig. En volgens een ander onderzoek zelfverzekerd, vriendelijk, ijverig. En weer ander onderzoek geeft aan dat nette mensen meer kans maken op promotie. Kortom: een opgeruimd bureau zorgt voor een hogere waardering van ons karakter en onze vaardigheden bij anderen. Nóg een reden dus om op te ruimen! En wees eerlijk: word jij ook niet blij als je eens in de zoveel tijd je opgeruimde bureau ziet? Tot zover Marie. Scott geeft er in een kader een verklaring voor: het hebben van veel spullen in je kantoor overweldigt je hersenen, en ook geeft rommel, in combinatie met veel taken en informatie,  je een gevoel van controle-verlies.

De kern van de KonMari-methode is je afvragen waar je blij van wordt. Dat werkt beter thuis dan op kantoor: contracten, of een vergaderagenda, daar word je meestal niet blij van, maar wegdoen is geen optie. Het doel is daarom iets uitgebreider: het moet bijdragen aan je werkplezier. Dat kan je mooie pen zijn, of de foto van je geliefde. Maar ook nuttige dingen, zoals nietjes, of dingen waar je in de toekomst blij van wordt, zoals te declareren bonnetjes (geld!), of projectdocumentatie (complimenten bij een goed afgerond project). Dus wat je moet houden is gebaseerd op 3 criteria: nu blij, nuttig, straks blij.

Boeken opruimen

Natuurlijk begint Marie met boeken, conform de KonMari-volgorde. Waarom staan er zoveel boeken in je kantoor? Inspiratie, naslagwerk (dit noemt Marie ‘veiligheid’), motivatie, een persoonlijke touch. Maar … ga je ze echt nog (her)lezen, of zijn ze al voorbij hun ‘bloeiperiode’? En hoe kom je er achter of je er blij van wordt? Stel jezelf eens wat vragen. Kun je je herinneren dat je het kocht? Of speelt het een belangrijke rol in je leven, herlees je het vaak? Of … heb je ze alleen gekocht om indruk te maken? Of kreeg je het cadeau? Zou je het nu (wéér) kopen? Nee? Weg ermee!

Andere spullen opruimen

Voor andere spulletjes waar je moeilijk afstand van kunt doen heeft Scott in een kader ook nog een leuke tip: neem er een foto van! Onderzoek toont aan dat je dan makkelijker afscheid neemt, je hebt immers een min of meer tastbare herinnering? Het opbergen van de spulletjes die je houdt volgt de KonMari-methode: alles per categorie bij elkaar, in dozen zodat je het rechtop kunt zetten voor beter overzicht, en aanvullend: niks op je bureau!

Zoals je huis opruimen orde in je leven schept, zo heeft je kantoor opruimen ook een bijwerking: al dat kiezen waar je blij van wordt strekt zich ongemerkt uit tot het werk zelf. Want je denkt aan je toekomst, waar je dán gelukkig van wordt. En je realiseert je dat álles een gevolg is van je eigen keuzes.  

Digitale zaken ordenen

Scott richt zich op de niet-tastbare zaken: tijd, beslissingen nemen, netwerken, je zaken op orde brengen zodat je weer plezier in je werk krijgt. Hij begint met het opruimen van digitale zaken. Bij elk document kun je je 3 dingen afvragen: heb ik het nu nodig? Heb ik het straks nodig, of geeft het inspiratie voor later? Word ik er blij van? Zo niet, delete! Maar eerst bedanken voor hun bijdrage aan je leven, dat kan collectief, of door in gedachten je ‘bedankknop’ aan te zetten, zegt Marie.

Voor het opbergen maak je niet heel veel mappen, maar alleen vijf hoofdmappen, daarbinnen zoek je met je zoekfunctie. Dat is efficiënt.  Scott gebruikt maar 3 mappen: Lopende projecten, Archief (voor contracten, procedures) en Afgerond werk. Misschien heb jij ook een map Privé nodig. Je bureaublad ruim je ook op, hierop staan alleen bestanden die je nog moet behandelen. De drie criteria gebruik je ook voor het opruimen van je email, en je telefoon-apps.

Tijd opruimen

‘Tijd opruimen’ klink intrigerend, maar komt neer op ‘te veel’: activiteiten, willen verdienen, urgentie, multitasken, ja zeggen. Bekende materie. ‘Beslissingen opruimen’ is interessanter. Je hebt automatische, onbewuste beslissingen (hoe je naar je bureau loopt), heel belangrijke beslissingen, die veel denk-energie eisen, en beslissingen ertussen in. Die laatste zijn niet zo makkelijk maar slechts redelijk belangrijk. Die stel je steeds maar uit. Aan relatief onbelangrijke zaken moet je zo weinig mogelijk tijd besteden. Kun je ze automatiseren? Beslissingsregels maken, een standaard afsluiting voor je emails, een standaard garderobe (altijd een coltrui zoals Steve Jobs)?  De redelijk belangrijke beslissingen kun je misschien delegeren? Omhoog, omlaag, opzij?

Keuzes opruimen

Keuzes opruimen is leuk: meer opties hebben is niet per sé beter. Het kost alleen meer tijd, terwijl je hersens zó zijn geprogrammeerd dat je later toch overtuigd bent dat je keuze de juiste was, welke keuze je ook maakte. En probeer niet de perfecte beslissing te nemen of keuze te maken: goed is meestal goed genoeg.

Je netwerk opschonen

En dan: je netwerk uitmesten. Social media kost belachelijk veel tijd. En je netwerk kan ‘te groot’ zijn, met veel mensen die je wel kent, maar je niet zullen willen helpen. Een stevige band met een beperkt aantal mensen, 150 max, is veel zinniger. En je hebt na het opschonen ook meer tijd om het contact met hen te onderhouden. Bedenk: word je blij van die en die? Of zijn ze nuttig voor je, of kunnen ze dat worden? Voor de rest: weg met de visitekaartjes, de sociale media connecties.

Vergaderingen organiseren

Dan een hoofdstuk over vergaderingen organiseren. Daar wordt ook al een hoop over gezegd en geschreven. Interessant was met name het advies om niet de lange vergaderingen door (meerdere) korte te vervangen. Die moet je óók voorbereiden, en onderbreken óók je werk. En lopen óók vaak uit …. Het aantal vergaderingen werkt demotiverender dan de lengte ervan. Optimaal is een vergadering van zeg 45 minuten waarin je een aantal gerelateerde onderwerpen bespreekt.  

Teams opbouwen

Teams opruimen kan niet, dus dat hoofdstuk heet teams opbouwen. Je moet zorgen dat ze beter functioneren, zodat ze nuttiger zijn en je er blijer van wordt. De bijbehorende aanbevelingen zijn voornamelijk open deuren.

Je baan opruimen

Een analyse van waar je blij van wordt op je werk leidt soms tot ontslag nemen. Dan geldt voor je baan hetzelfde als voor je spullen: denk aan het goede dat het je heeft gebracht, wat je hebt geleerd. Wees dankbaar voor de bijdrage aan je leven, en laat het dan gaan. Maar de eerste stappen in ‘je nieuwe leven’ kunnen lastig zijn. Allerlei mensen die er een mening over hebben! Ach, zij hebben tóch al een mening over je, het is normaal dat niet iedereen je aardig vindt of je begrijpt. Laat je daar niet door leiden!

Mijn evaluatie van Opgeruimd op het werk

Als je veel managementboeken leest, zoals ik, zul je weinig nieuwe dingen leren. Alles lijkt al eens gezegd en geschreven te zijn. Scott’s tips lijken vaak op Getting Things Done, hoewel die methode een stuk dieper gaat. En ook komen veel tips (inmiddels) wat gedateerd over, wat niet zo raar is, het digitale wereldje is in 5 jaar best veel veranderd. Wat ik met name miste, in vergelijking met Marie’s vorige boeken, is de verrassing bij de Japanse gebruiken en spiritualiteit. Die verrassing is in dit boek nauwelijks terug te vinden. Scott’s aandeel is veelal gebaseerd op studies en onderzoeken, in de noten vind je verwijzingen naar artikelen in de vakliteratuur.

Natuurlijk zijn de voorbeelden vaak herkenbaar, het beschrijft situaties die iedereen in zijn werk wel eens heeft meegemaakt. dat is leuk om te lezen. De oplossingen zijn nét zo herkenbaar, dus verwacht geen creatieve aanpakken. Scott heeft zijn best gedaan om ‘er blij van worden’ als rode draad in zijn stukken te verwerken, maar het resultaat vond ik nogal simplistisch.

In tegenstelling tot Spark Joy heeft dit boek geen tekeningen. Nu is het opruimen van je bestanden wat anders dan het vouwen van je ondergoed, maar een matrix voor besluitvorming is goed in een illustratie te vangen, zeker als die gebaseerd is op die van Eisenhower. Ook zijn er vast wel grafieken, die de managementtheorieën van Scott ondersteunen. Gemiste kans.

De schrijfstijl is goed, de mix van de twee visies werkt best goed met het gebruik van de kaders. Het boek is verder ook goed verzorgd.

Maar: mis je iets als je dit boek niet leest? Nee. In het kader van: ‘word je er blij van’, zou ik er dan ook niet aan beginnen.

Conclusie

Inhoud: Leerzaam 0, Onderbouwd +, Relevant +, Tijdloos 0.

Vorm: Aansprekend 0, Verzorgd +, Illustraties -, Structuur +, Schrijfstijl +

FOMO -. 

Ik gaf het boek 3*

Ken je dit boek? Wat vond je ervan? 

Lees Opgeruimd op het werk  duurzaam …

• via de (online) bibliotheek; 
• digitaal en gratis via Kobo Plus;
• of uit een minibieb (dat deed ik ook!)!

Koop Opgeruimd op het werk duurzaam … 

• bij de kringloop;
• bij een tweedehandsboekenwinkel zoals Boekwinkeltjes;
• bij je lokale boekwinkel, via Libris (aff.);
• of via B-Corp Bol (aff).

Keus genoeg!

Abonneer je hier op de wekelijkse blog-updates!